Aplikacija za inventuro knjižničnega gradiva za knjižnice vključene v sistem Cobiss 2 in Cobiss 3

Če se vam zdi postopek prezapleten, lahko uvoz gradiva v bazo naročite preko elektronske pošte info@libstock.si. Vsa orodja so pripravljena zato, da lahko celoten postopek inventure opravite samostojno.
Če pri pregledovanju končnega poročila ugotovite, da ste pozabili odčitati kakšen del zbirke, lahko odčitke naredite tudi naknadno.
Pri uvozu izposojenega gradiva v aplikacijo preveri, če seznam vsebuje tako sposojeno gradivo bralcem, kot tudi gradivo ki je izposojeno med oddelki knjižnice. (status c in d)
Pri odčitavanju se odčita tudi gradivo na čakanju (W - waiting)
Če izvajate inventuro medtem, ko je knjižnica odprta, naj izposojevalec pri pultu vsak izvod, ki si ga bralec želi izposoditi, v modulu Iskanje odčitkov preveri, če ni gradivo že bilo odčitano v inventuri. Če je bilo, naj odčitek odstrani.
Če je knjižnica med inventuro odprta pazite, da boste izposojoeno gradivo uvozili šele po koncu odčitavanja ter da boste odčitali vse gradivo, ki se med inventuro vrne v knjižnico.
V primeru, da v aplikaciji ne morete izločiti serijskih publikacij iz zaloge gradiva, ali te zaloge niti nočete uvoziti v aplikacijo, to storite tako, da pri izvozu podatkov v Cobiss3, pri nastavitvah poizvedbe, v zavihku "Bibliografski zapis" v polju "Omejevanje" določite vrednost "NOSER".
Če ne želite opravljati inventure serijskih publikacij, potem to storite tako, da v modulu ZALOGA odstranite to vrsto gradiva s klikom na gumb "Odstranite vse serijske publikacije iz zaloge". Pred tem preverite, če imate pravilno izpolnjeno polje pri lastnostih inventure - s katero številko se začnejo inventarne številke serijskih publikacij.
Če pri izvozu gradiva iz Cobiss3 ne morete izvoziti samo tistega gradiva, ki naj bo predmet inventure, potem si lahko pred uvozom datoteke v Libstock pomagate s programom Excel. V programu Excel odprite datoteko izvoza, ki ste jo prejeli in odstranite vrstice gradiva, ki ga želite izločiti iz obsega inventure.
Če čitalec nalepke ne more prebrati, takšno gradivo izločite in ga kasneje ročno vnesetite preko tipkovnice. To storite tako, da v polje za odčitavanje (rumeno obarvana) natipkate manjkajoče inventarne številke. Druga možnost pa je, da te odčitke tudi sproti vnašate v računalnik, da kasneje izločenega gradiva ni potrebno pospravljati nazaj na police.
Če ima knjižnica na eni lokaciji več podlokacij, morate za vsako podlokacijo v Cobiss3 sprožiti izvoz zaloge. Podatke lahko potem datoteko po datoteko dodatno uvažate v modul Zaloga. Ker Cobiss2 ne omogoča izvoza izposojenega gradiva po podlokacijah, lahko naredite izvoz za celotno lokacijo. Aplikacija bo samodejno izločila odvečne podatke.
Vedno dobite popolnoma napolnjene čitalce. Brez polnenja lahko zdržijo mesec dni. Vseeno bodite pozorni na morebitna opozorila o izpraznjeni bateriji - zvočno ali z rumeno led lučjo na vrhu čitalca.
Stanje zaloge in izposojenega gradiva uvozite v aplikacijo na isti dan, sicer se lahko zgodi, da sodelavci v obdelavi in nabavi gradiva vmes spremenijo stanje.
Po dneh po končani inventuri bodite pozorni na gradivo, ki ga člani vračajo v knjižnico in morebiti ni bilo izposojeno. Tako gradivo označite kot najdeno v inventurnem seznamu manka
Če čitalce najamete, so čitalci privzeto nastavljeni na neposreden način odčitavanja. Za posreden način odčitavanja si prenesi datoteko LibStock_posredno_odcitavanje_gradiva.pdf, kjer so zapisane črtne kode za delovanje LibStock čitalcev v posrednem načinu delovanja. To pomeni, da se odčitki shranjujejo v sam čitalec in jih kasneje naenkrat prenesete na LibStock strežnik.
Na računalnikih, kjer neposredno odčitujete, nastavite čas prehoda monitorja v način spanja na 1 uro ali več, da boste lažje sproti spremljali napredek
Pri tiskanju seznamov razreševanje gradiva (manjkajoče gradivo, višek gradiva in izposojeno gradivo na polici) se vam za hitrejše delo natisnejo tudi črtne kode gradiva.
Pri izdelavi poročila o razreševanju, aplikacija pod višek gradiva uvrsti tudi odčitano gradivo, ki ima vpisan status. Če želite, da določeno gradivo s statusom aplikacija vseeno uvrsti med aktivno zalogo in ga s tem umakne iz poročila o višku gradiva, vpišite te statuse v nastavite inventure. Večinoma se ta funckija uporablja, ko imamo na lokaciji gradivo, ki je preusmerjeno - status 5.
V modulu razreševanje lahko izpise viškov, mankov in izposojenega gradiva sortirate po vseh stolpcih, ki imajo pri opisu znak za sortiranje . Ko je nek izpis sortiran po določenem stolpcu, ta stolpec dobi označbo , če je izpis sortiran od najnižje do najvišje vrednosti ali znak , če je izpis v obratni smeri.
Utripajoča rumena lučka pri čitalcih je opozorilni znak, da se je napolnjenost baterije spustila pod opozorilno vrednost. Če je mogoče čim prej priključite čitalec na računalnik (počasnejše polnenje) ali na omrežni polnilec. Tudi tako priključen čitalec omogoča odčitavanje, če ni mobilnost nujna za delo.
Paketni odpis gradiva: Po končani inventuri inventurni manko izvozite v modulu Paketni odpis gradiva. Datoteka vsebuje vrstice v obliki status|COBISS-ID#inventarna_številka. Status je zapisan kot S9 - status odpisano. Če bi želeli spremeniti status pri paketnem odpisu, potem odprite seznam v beležnici in programsko zamenjajte S9 z drugim statusom, npr.: S8 - status izgubljeno.
Odpis izvedite, ko je knjižnica zaprta. V COBISS3/Zaloga za razred Polje 996/997 izberite metodo Odpiši gradivo iz datoteke.

Če je v datoteki za paketni odpis tudi gradivo, ki je del kompleta, potem bo Cobiss3 te inventarne številke zavrnil ter jih izpisal v seznam. Seznam kopirajte/prilepite nekam za vašo evidenco, da boste to gradivo morali najprej izločiti iz kompleta ter potem šele označiti kot izgubljeno oziroma odpisano.
Če imate na oddelku, kjer izvajate inventuro, tudi večje število gradiva, ki je tja izposojeno iz drugega oddelka in ni preusmerjeno v Cobiss-u s statusom "5-preusmerjeno", potem bo to odčitano gradivo prikazano kot višek. Višek zato, ker tega gradiva ni med zalogo tega oddelka.

Da ga uvozite kot dodatno zalogo tega oddelka, potem naredite uvoz izposojenega gradiva oddelka, ki "daruje" gradivo, s tem da izvozite gradivo samo s statusom "d". V segmentu izposoja iščite Neprosto gradivo. V iskalniku izberite "Matični oddelek", "Trenutni oddelek" in izberite status v izposoji "d - medoddelčno izposojeno". Za lažji prikaz in izvoz v excel, si pripravite "Prikaz rezultatov iskanja z naslovom "LibStock medoddelčno izposojeno", ki ima naslednja polja": COBISS.SI-ID, Inventarna številka (f), Signatura - postavitev (d), Status (q), Zvezek/-ki

Tako uvoženo dodatno gradivo zaloge, ki je nato izposojeno naprej končnim uporabnikom v oddelku, kjer poteka inventura, se bo pojavilo kot manko, ki ga boste ročno razrešili v modulu razreševanje.

Če je takega gradiva veliko, potem naredite izvoz izposojenega gradiva (samo status C) na oddelku, ki "daruje" gradivo in ga uvozite pod izposojeno gradivo oddelka, kjer opravljate inventuro. Seznam izposojenega gradiva je obsežnejši, kot je izposojenega gradiva na lokaciji, kjer opravljate inventuro. Brez skrbi, LibStock bo samodejno izločil gradivo, ki ni izposojeno na tem oddelku.

S tem izvozite samo 5 polj, modul Zaloga pa od vas zahteva še polja: Indikator vezave (1), Polje in Št. za izp. (9). Vrednosti teh polj za ta uvoz niso pomembna, jih pa aplikacija zahteva. Ko boste dobljene podatke iz C3 prilepili v Excel, ročno dodajte na vrhu v glavo ta dodatna polja, preden shranite CSV datoteko. S tem jih bote imeli na voljo pri uvozu, da zadostite pogojem za začetek uvoza.
V primeru, da imate možnost del gradiva ali zbirko z manj povpraševanja odčitati še pred uradnim pričetkom inventure, potem to lahko storite in skrajšajte čas zaprtosti knjižnice za obiskovalce. Gradivo, ki se med odčitavanjem vrača v to zbirko, ga odčitajte v aplikaciji LibStock, gradivo ki zapušča zbirko (bo izposojeno), pa predhodno preverite (iskanje gradiva), če je že bilo odčitano. Če je bilo, odčitek odstranite ter nato gradivo kot običajno izposodite.
Za lažji pregled napredka odčitavanja gradiva nalepite na odčitan regal oznako. Tako se bo manjkrat zgodilo, da boste kaj zgrešili, ali kaj odčitali večkrat. Na ta način lažje poteka tudi sodelovanje s sodelavci. Oznake si lahko prenesete in natisnete z naslednje povezave - zelene kljukice
Če vam čitalec ne deluje in ne sporoča odčitkov ali pri posrednem odčitavanju ne pošlje odčitkov v aplikacijo, preverite USB sprejemnik, ki ste ga vključili v računalnik. Sprejemnik izvlecite in ga ponovno vključite v USB vrata.
Večje inventure za odčitavanje potrebujejo večje število čitacev. Če vse odčitke nalagate preko enega računalnika, potem vam bo lažje, da za prenos podatkov uporabljate napajalni kabel, kar še pohitri prenašanje in zmanjša možnost napak med prenosom. USB ključkov v tem primeru ne potrebujete, razen če prenašate podatke neposredno.
Opravljanje inventure se izvaja po enakih pravilih, kot jih uporablja IZUM. Kot strošek ene inventure se štejejo vse inventure enot knjižnice, ki jih izvajate naenkrat oziroma v neprekinjenem obdobju in katerim bi IZUM sočasno zaklenil bazo in onemogočil izposojo, t.j. od pričetka inventure prve enote knjižnice do končanja inventure zadnje enote knjižnice.
Čitalec v načinu posrednjega odčitavanja (odčitki se shranjujejo v čitalec) lahko med delom tudi ugasnete in ne bo izgubil shranjenih odčitkov do trenutka izklopa
Pri inventuri serijskih publikacij se zaloga le-teh izračuna iz vrednostti polja "Številčenje (m)", ki je zapisano v izvoženi datoteki zaloge iz C3. Če je polje (m) prazno ali v polju "Indikator vezave (1)" ni označeno, da gre za "2 - vezane zvezke", potem se med zalogo inventure doda samo nosilna inventarna številka serijske publikacije.

V nasprotnem primeru se v zalogo inventure dodajo posamezni zvezki serijske publikacije, ki se razdelajo glede na formulo zaloge, podano v polju "Številčenje (m)"

Pri razreševanju viška / manka serijskih publikacij si lahko pomagate z modulom Iskanje odčitkov tako, da iščete osnovno inventarno številko serijske publikacije in tako preverite, če se publikacija ni razdelala po posameznih številkah glede na zgoraj napisano in napako potem ustrezno popravite tudi v zalogi v Cobiss3, če je potrebno.